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Wir nähern uns dem Jahresende und damit dem Ablauf der
Aufbewahrungspflicht bestimmter geschäftlicher Aufzeichnungen und
Dokumente. Es lohnt sich, während der ruhigen Tage zwischen
Weihnachten und Neujahr die „gesammelten Werke“ zu sichten.
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Doch nicht alle
anscheinend alten Dokumente dürfen oder sollten entsorgt werden. Die für
die Steuerfestsetzung oder die Sozialversicherung bedeutsamen Unterlagen
dürfen erst nach Ablauf der in den einschlägigen Bestimmungen
festgesetzten Fristen vernichtet werden.
Entsorgen ja –
aber Vorsicht!
Um nicht unnötig viel
Speicherplatz zu verschwenden, empfiehlt es sich, regelmäßig die in
Betracht kommenden Unterlagen zu entsorgen. Allerdings sollte man bei
der Durchsicht darauf achten, dass nicht Unterlagen vernichtet werden,
die längerfristig von Bedeutung sind. So z.B. Darlehensverträge und
Ähnliches. Das gilt auch für bereits getilgte Darlehen, sofern der
Darlehensablauf nicht länger als vier Jahre zurückliegt. Hier sollte man
immer auch an die Nachweisfunktion für das Finanzamt denken.
Wer muss
aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht
nach dem Steuerrecht trifft ausnahmslos alle Gewerbetreibenden. Die
Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsrecht gelten nur für Kaufleute.
Auch Fahrschulen gelten als solche, wenn das Unternehmen einen
kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Davon ist auszugehen, wenn
der Jahresumsatz 500.000 Euro übersteigt. Für Fahrschulen gelten
zusätzlich noch die Aufbewahrungsfristen nach dem Fahrlehrergesetz.
Warum
aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfristen
nach dem Steuerrecht dienen dem Finanzamt vor allem für Außenprüfungen.
Diese Prüfungen finden oft erst mehrere Jahre nach dem
Besteuerungszeitraum statt. Die Aufbewahrungsfristen nach dem
Handelsrecht dienen in erster Linie der Durchsetzung zivilrechtlicher
Ansprüche. Aus Gründen der Praktikabilität sind die Aufbewahrungsfristen
nach dem Handels- und dem Steuerrecht weitgehend angeglichen.
Aufbewahrung
nach dem Fahrlehrergesetz
Die Aufbewahrungsfristen
nach dem Fahrlehrergesetz dienen der Überprüfung der Ausbildung und der
Einhaltung von gesetzlichen Pflichten. Weil Fahrschulen spätestens im
Abstand von vier Jahren überwacht werden, sind im FahrlG kürzere
Aufbewahrungsfristen vorgesehen. Diese Fristen sind auf jeden Fall zu
beachten, selbst wenn die Fahrschule inzwischen überwacht wurde.
Folgen
unvollständiger Unterlagen
Können der
Aufbewahrungspflicht unterliegende Unterlagen bei einer Betriebsprüfung
nicht vorgelegt werden, geht das Finanzamt von einer nicht
ordnungsgemäßen Buchführung oder Aufzeichnung aus. Das berechtigt die
Steuerverwaltung, die Bemessungsgrundlagen der Steuer zu schätzen, was
für den Steuerpflichtigen sehr unangenehm und obendrein teuer werden
kann.
Sind nach dem
Fahrlehrergesetz aufzubewahrende Unterlagen unvollständig, kann die
Erlaubnisbehörde die Zuverlässigkeit des Fahrschulinhabers in Zweifel
ziehen. Das kann zum Widerruf der Fahrschulerlaubnis führen.
Die Fristen
enden mit Jahresschluss
Die unterschiedlichen
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beziehen sich in jedem Fall auf das
Jahresende.
Unterlagen
nach dem FahrlG
Fahrschulen müssen neben
den steuer- und sozialrechtlichen auch die nach dem Fahrlehrergesetz
geltenden Aufbewahrungspflichten beachten. Danach sind aufzubewahren:
- Ausbildungsnachweise
und
- Tagesnachweise.
Ausbildungsnachweis
Die Ausbildungsnachweise
müssen bis zu vier Jahre nach Abschluss des Jahres aufbewahrt werden, in
dem die Ausbildung abgeschlossen wurde. Da die Prüfung nicht mehr zur
Ausbildung gehört, ist in der Regel der Tag bedeutsam, an dem die letzte
Fahrstunde stattgefunden hat. Da die Prüfung nur in ganz seltenen Fällen
in einem anderen Kalenderjahr als dem der letzten Fahrstunde
stattfindet, ist die Frage, ob nicht doch auf den Prüfungstag
abzustellen sei, letztlich nicht von Bedeutung. Vernichtet werden dürfen
am 31.12.2011 alle Ausbildungsnachweise von Fahrschülern, deren
Ausbildung im Jahr 2007 endete.
Ausnahmen
Wären die
Ausbildungsnachweise in Ermangelung von Rechnungsdurchschriften als
Unterlagen der Buchhaltung einzustufen, wäre jedoch die nach dem
Steuerrecht geltende Frist von zehn Jahren einzuhalten.
Tagesnachweise
Die Tagesnachweise müssen
ebenfalls vier Jahre nach Abschluss des Jahres aufbewahrt werden, in dem
sie aufgezeichnet wurden. Alle Tagesnachweise des Jahres 2007 können
also am 31.12.2011 vernichtet werden. Aber auch hier gilt: Dienen die
Tagesnachweise als Unterlagen der Lohnberechnung, müssen sie nach den
steuerlichen Vorschriften ebenfalls zehn Jahre aufbewahrt werden.
Steuerrecht
bricht Berufsrecht
Bis in die 90er-Jahre des
vorigen Jahrhunderts galt der Grundsatz, dass in Berufsgesetzen
enthaltene kürzere Aufbewahrungsfristen auch auf die
Aufbewahrungspflicht nach dem Steuerrecht anzuwenden sind. Dieser
Grundsatz wurde inzwischen aufgegeben. Die Aufbewahrungspflichten nach
dem Steuerrecht haben jetzt immer Vorrang.
Elektronische
Datenarchivierung
Auch viele Fahrschulen
archivieren heute ihre Daten elektronisch und müssen sie bei einer
Betriebsprüfung auch in dieser Form zur Verfügung stellen. In der
Abgabenordnung sind drei unterschiedliche Verfahren vorgesehen:
- direkter Datenzugriff,
- indirekter
Datenzugriff,
- Bereitstellung der
Daten auf Datenträger.
Variante1: Hier
nutzt der Steuerprüfer die EDV-Anlage des Steuerpflichtigen und greift
selbst auf die Daten zu.
Variante2: Der
Finanzbeamte beauftragt einen Mitarbeiter des Steuerpflichtigen, ihm die
Daten auf der EDV-Anlage bereitzustellen.
Variante3: Der
Beamte nimmt den Datenträger mit und wertet die Daten im Amt aus.
Welche der drei Varianten
angewandt wird, entscheidet das Finanzamt. Sinnvoll ist es in jedem
Fall, alle für die Steuer wesentlichen Unterlagen in einem eigenen
Ordner zu archivieren. Dann hat der Betriebsprüfer auch nur auf diesen
Zugriff.
Alte Programme
oder Rechner
Wer seine Daten
elektronisch archivieren muss, hat auch dafür zu sorgen, dass die
Unterlagen bei einer eventuell Jahre später stattfindenden
Betriebsprüfung zur Verfügung stehen.
Deshalb müssen
beispielsweise alte Rechner oder alte Verwaltungsprogramme ebenfalls
aufbewahrt werden, wenn die Daten auf einem neuen Rechner oder mit einem
neuen Programm nicht mehr aufgerufen werden können.
Papierunterlagen nicht überflüssig
Trotz der elektronischen
Datenspeicherung ist das Papier nicht überflüssig geworden.
Buchhaltungsbelege müssen beispielsweise nach wie vor im Original zur
Verfügung gestellt werden. Auch die Bilanzen und die Gewinn- und
Verlustrechnungen müssen ausgedruckt vorliegen.
Kein
Fristenablauf
Auch nach Ablauf der
gesetzlichen Aufbewahrungsfristen müssen alle Unterlagen noch aufbewahrt
werden, wenn für den betreffenden Zeitraum
- eine Betriebsprüfung
angeordnet oder bereits begonnen wurde,
- ein Steuerbescheid nur
vorläufig oder unter Vorbehalt erlassen wurde,
- ein
Rechtsbehelfsverfahren anhängig ist,
- ein Steuerstraf- oder
Bußgeldverfahren eingeleitet wurde.
Beginn der
Fristen
Für die handels- und
steuerrechtlichen Unterlagen beginnt die Frist mit dem Jahr, in dem die
letzte Eintragung erfolgte bzw. die Unterlagen erstellt wurden. Wurde
beispielsweise der Jahresabschluss für das Jahr 2010 im April 2011
fertiggestellt, beginnt die Aufbewahrungsfrist nicht Ende 2010, sondern
erst am 31.12.2011.
Fristen nach
Steuer- bzw. Handelsrecht
Auch wenn
Fahrschulinhaber in der Regel keine Kaufleute i. S. des HGB sind, müssen
sie doch bei einigen Aufzeichnungen die Fristen nach dem Handelsrecht
beachten. Für die tägliche Arbeit ist es aber ohne Bedeutung, ob die
Aufbewahrungspflicht im Steuer-, Sozial- oder Handelsrecht geregelt ist.
Deshalb nennt die nachfolgende Übersicht beispielhaft nur die Fristen,
nicht aber die Rechtsgrundlagen. Im Handels- und im Steuerrecht gibt es
zwei unterschiedliche Fristen: sechs und zehn Jahre.
Sechsjahresfrist
- Geschäfts- und
Handelsbriefe,
-
Lohnabrechnungsunterlagen,
- andere steuerrechtlich
relevante Unterlagen, z.B. Fahrschecks, Preislisten,
- Anträge auf
Arbeitnehmersparzulage,
-
Betriebsprüfungsberichte,
- Mahnbescheide.
Zehnjahresfrist
- Lohnkonten und
sonstige Belege der Lohnbuchhaltung (z.B. Tagesnachweise der
angestellten Fahrlehrer),
- Bilanzen und Gewinn-
und Verlustrechnungen,
- Auftragsbücher,
- Inventare und
Anlageverzeichnisse,
- Abrechnungsunterlagen,
- Ausgangs- und
Eingangsrechnungen,
- Kontoauszüge und
Bankbelege,
- sämtliche
Buchhaltungsbelege,
- Kontenpläne und
Kontenplanänderungen,
- Kassenbelege und
Quittungen,
-
Spendenbescheinigungen.
Kurz gesagt: alle
steuerlich relevanten Unterlagen.
Ansgar
Brendel
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